Allmänna villkor | Personuppgiftspolicy | Personuppgiftsbiträdesavtal

VAIA Digital AB
Strandvägen 13
924 21 Sorsele
Organisationsnummer: 556331-2809
info@vaia.se

Personuppgiftspolicy

Gällande fr.o.m. 25 maj 2018. VAIA Digital AB (VAIA) respekterar Er integritet och rätten att ha kontroll över Era personuppgifter. Vi kommer att vara öppna med vilka data vi samlar in och varför. Vi kommer att göra allt för att skydda Era data. I vår policy för personuppgifter beskrivs vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt Ni kan ha kontroll över Era egna uppgifter samt hur Ni kan kontakta oss. Denna personuppgiftspolicy gäller när Ni använder appar, webbsidor och tjänster som ingår under en app eller på en webbplats som ägs av VAIA. VAIA är personuppgiftsansvarig enligt dessa villkor och ansvarar för att behandling sker enligt gällande lagstiftning.

Personuppgifter som vi samlar in

VAIA hämtar uppgifterna i första hand direkt från Er som kund. Exempel på personuppgifter vi samlar in är ditt namn, kontaktuppgifter till dig så som mobiltelefonnummer, e-postadress och/eller fysik adress samt i förekommande fall personnummer eller organisationsnummer. VAIA kan komma att uppdatera Era uppgifter från andra offentliga register, så som SPAR, om det är nödvändigt för att upprätthålla god registervård.

Anledningar till sparande av personuppgifter

Med aktiv kund i listan nedan menar vi så länge du har tjänster hos VAIA som du betalar för.

  1. Hantering av beställningar, köp och leverans av digitala tjänster
  2. Behandlingar som utförs: Leverans av tjänst, kontroll av identifikation, hantering av betalning och fakturering, hantering av reklamationer, upprättande av plattform för hantering av epostmeddelanden, webbar, appar eller kundspecifika plattformar, lagring av epostmeddelanden, backup av tjänst, loggning av trafik.

    Kategorier av personuppgifter: Namn, personnummer eller organisationsnummer, betalningsinformation, användaruppgifter för kundzonen, information av köpt tjänster, tekniska data som, IPnummer, datornamn, webbläsare, operativ, enhet, upplösning, plattform.

    Laglig grund: Fullgörande av köpeavtalet samt berättigat intresse. Denna insamling av uppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt våra allmänna villkor. Om uppgifterna inte lämnas ut kan vi inte fullgöra vårt åtagande och kan därför tvingas neka Er köpa tjänsten. Se även avsnitt om personuppgiftsbiträde.

    Lagringsperiod: Så länge Ni är aktiv kund

  3. Fullgörelse av företagets rättsliga förpliktelser
  4. Behandlingar som utförs: Hantering för uppfyllande av rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domslut eller myndighetsbeslut T.ex. Toppdomänlagen, bokföringslagen, penningtvättslagen eller regler om produktsäkerhet.

    Kategorier av personuppgifter:Namn, person/organisationsnummer, kontaktuppgifter, betalningshistorik, betalningsinformation, er korrespondens med oss, information om köp, användaruppgifter för kundzon

    Laglig grund: Fullgörande av köpeavtalet samt berättigat intresse. Denna insamling av uppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt våra allmänna villkor. Om uppgifterna inte lämnas ut kan vi inte fullgöra vårt åtagande och kan därför tvingas neka Er köpa tjänsten. Se även avsnitt om personuppgiftsbiträde.

    Lagringsperiod: Så länge Ni är aktiv kund

  5. Förhindra missbruk av tjänst samt förebygga och utreda brott mot företaget
  6. behandlingar som utförs:förhindra och logga anslutningar och anslutningsförsök mot olika tjänster, förhindra skräppostutskick, phishing, trakasserier, försök till olovliga inloggningar som är förbjudna enligt våra allmänna villkor, skydd och förbättring av it-miljön

    Kategorier av personuppgifter:Tekniska data som, IP-nummer, datornamn, webbläsare, operativ, enhet, upplösning, plattform, användargenererade data tex klick och besök

    Laglig grund:Fullgörande av rättslig förpliktelse alternativt berättigat intresse. Ifall ingen rättslig förpliktelse föreligger är behandlingen nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att förhindra missbruk av en tjänst eller för att förhindra, förebygga och utreda brott mot företaget.

    Lagringsperiod: Lagras från insamlandet och 36 månader därefter.

  7. Fakturering per e-post eller på papper.
  8. Behandlingar som utförs: Fakturering av tjänster som aktiva kunder har hos VAIA

    Kategorier av personuppgifter: Namn, kontaktuppgifter, adress, e-postadress

    Laglig grund:Berättigat intresse. Behandlingen är för att tillgodose att vår fakturering fungerar.

    Lagringsperiod: Fakturor finns kvar så länge Ni är aktiv kund samt sju år därefter

  9. Leverera anpassad upplevelse av våra tjänster
  10. Behandlingar som utförs:Skapande av personligt anpassat innehåll, tex produktrekommendationer, förenkling av användning av tjänster, personlig kommunikation baserad på beteende, analyser, anpassa tjänster för att bli mera användarvänliga, utveckling av nya tjänster

    Kategorier av personuppgifter:Namn, användarnamn, kontaktuppgifter, köphistorik, användargenererade data, tekniska data som ip-nummer, datornamn, webbläsare, enhet, plattform, data kring interaktioner med oss, såsom svarstider, längd, nedladdningsfel osv.

    Laglig grund:Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra kunders intresse att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system.

    Lagringsperiod: Från insamlandet och 38 månader därefter.

När registrerar vi personuppgifter?

VAIA registrerar personuppgifter i samband med:
  • Anmälan till en tjänst som erbjuds via de olika plattformar som vi erbjuder.
  • När Ni fyller i din e-postadress eller ditt mobiltelefonnummer på webbplatsen.
  • Uppdatering av Era uppgifter i kundzonen.
  • Om Ni kontaktar oss via e-post, via telefon, våra webbplatser eller sociala medier.
  • Om Ni anmäler dig till våra nyhetsbrev.
  • Ditt besök på våra webbplatser och app, inklusive men inte begränsat till trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt t.ex. den IP-adress, typ av enhet, operativsystem och webbläsartyp som används för besöket.

Om cookies

När Ni använder vår webbplats och app kan det hända att personuppgifter samlas in via t.ex. cookies. Detta görs dock endast via ett separat samtycke. Då lagras informationen om Er användning och vilka sidor som besöks. Det kan vara teknisk information om Er enhet och internetuppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress, cookies och unika identifierare.

Denna cookie kommer att följa dig och ditt surfbeteende i syfte att kunna erbjuda dig marknadsföring som baseras på ditt beteende.

Vid besök på våra webbplatser där våra tjänster tillhandahålls, kan olika tekniker användas för att känna igen Er i syfte att lära oss mer om våra användare. Detta kan ske direkt eller genom användning av teknik från tredje part.

Information som kan lämnas ut

Vi kan dela med oss av information till andra företag som behandlar data på våra vägnar för att vi ska kunna utföra våra tjänster, t.ex. analys, distribution, lagring eller andra tjänster för att upprätthålla och tillämpa våra användarvillkor och leveransvillkor. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.

Vi samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att t.ex. ha anslutit sig till den s.k. Privacy Shield överenskommelsen mellan EU och USA.

Lagring och gallring av personuppgifter

I och med att Ni lämnar uppgifter till VAIA ger Ni Er tillåtelse till att vi registrerar och lagrar uppgifter om vilken tjänst som är köpt samt behandlar de angivna personuppgifterna för angivna ändamål.

Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen.

VAIA kommer att lagra Era personuppgifter så länge Ni är kund hos oss.

I marknadsföringssyfte används inte information som är äldre än 3 år. Detta innebär rent praktiskt att uppgifter gallras ut då de inte längre är aktuella eller nödvändiga för analyser eller direktmarknadsföring för de ändamål som de har samlats in för.

Viss information kan behållas längre då det krävs så på grund av andra lagkrav, som exempelvis bokföringslagen. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.

Dina rättigheter och val

Ni har rättigheter när det gäller Era personuppgifter och Ni har möjlighet att påverka Er information och vad som sparas.

VAIA kommer på eget eller Ert initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Ni kan även närsomhelst begära att Era uppgifter raderas eller att dess användning begränsas genom att kontakta oss.

Om Ni anser att Era rättigheter inte respekteras av oss får Ni gärna kontakta oss eller så kan Ni kontakta datainspektionen.

Ni kan när som helst avstå från att ta emot marknadsföringskommunikation från oss genom att uppdatera dina kontoinställningar i Kundzonen.

Ni är alltid välkomna att kontakta vår kundtjänst för att få hjälp att tacka nej till vår kommunikation.

Ni kan, en gång per år kostnadsfritt, erhålla information om vilka personuppgifter som är registrerade, genom att skriftligt begära ett s.k. registerutdrag från VAIA

Personuppgiftsbiträde

För tjänster där VAIA behandlar personuppgifter för Er räkning, dvs. där Ni bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifterna och därmed är personuppgiftsansvarig, är VAIA istället Ert personuppgiftsbiträde.

De kategorier av personuppgifter och de kategorier av registrerade som kommer att behandlas vid fullgörande av avtalet framgår av avtalet, tjänstebeskrivningarna och de särskilda villkoren för de tjänster som omfattas av avtalet. Personuppgiftsbiträdesavtalet finns i sin helhet här.

Personuppgifterna kommer att behandlas av VAIA för ändamålet att fullgöra våra åtaganden under avtalet. Behandlingen kommer att pågå så länge det krävs för fullgörandet av avtalet.

VAIA åtar sig att endast behandla de personuppgifter som VAIA får tillgång till under avtalet i enlighet med avtalet samt kundens eventuella övriga dokumenterade instruktioner.

VAIA Digital AB åtar sig att uppfylla de åtaganden som följer av GDPR, däribland i artikel 28.3a)-h) GDPR.

Länkar till andra webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplatser, hemsidor, eller material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom VAIA Digital AB saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi därför inte för dess innehåll. Vi ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Rättigheter till ekonomisk ersättning

VAIA äger rätt till ersättning på löpande räkning för åtgärder och aktiviteter som krävs för att uppfylla eventuella extra önskemål kring vår hantering av personuppgifter.